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Mit gutem Gewissen in den Urlaub – so überlassen Sie das Vergabeportal optimal Ihrer Urlaubsvertretung

Damit während Ihrer Abwesenheit keine relevanten Ausschreibungen übersehen werden, empfiehlt es sich, das Vergabeportal rechtzeitig an Ihre Urlaubsvertretung zu übergeben. Mit einer guten Vorbereitung stellen Sie sicher, dass Ihre Treffer e-Mails auch im Urlaub zuverlässig betreut werden.

Zuständigkeiten klar festlegen

Definieren Sie vor Urlaubsbeginn eindeutig, wer welche Aufgaben übernimmt (Suchprofiltreffer, befinden Sie sich in laufenden Verfahren?)

Übergabe über die E-Mail-Adresse im Benutzerprofil durchführen

Damit Ihre Urlaubsvertretung die Treffer aus Ihren Suchprofilen automatisch per E-Mail erhält, kann die E-Mail-Adresse im Benutzerprofil vorübergehend angepasst werden.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzerprofil, indem Sie rechts oben auf Ihren Benutzernamen klicken.
  2. Wechseln Sie in den Bereich „Meine Benutzerdaten“.
  3. Ändern Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse von Person A auf die E-Mail-Adresse von Person B.

Ab dem nächsten Tag erhält Person B die Suchprofiltreffer automatisch per E-Mail und kann diese während Ihrer Abwesenheit prüfen.

Zusätzliche Login-Optionen vorübergehend deaktivieren (2-Faktor / ID-Austria)

Falls für den Benutzer ein Login über 2-Faktor-Authentifizierung oder über ID-Austria aktiviert ist, muss diese Einstellung für die Übergabe entsprechend berücksichtigt werden.

 

Vor Urlaubsantritt (Person A)

Vor der Übergabe sollte Person A (Im Benutzerprofil unter dem Menüpunkt „Anmelden und Sicerheit“ prüfen, ob eine der folgenden Optionen aktiv ist:

  • Login mit 2-Faktor-Authentifizierung (2FA)
  • Login mit ID-Austria

Damit sich die Urlaubsvertretung problemlos anmelden kann, sollten diese Login-Optionen vorübergehend deaktiviert werden.

Login für Person B ermöglichen

Soll Person B nicht nur die E-Mails erhalten, sondern sich auch im Vergabeportal einloggen können, sind folgende Schritte erforderlich:

Der Benutzername muss bei Bedarf auf der Startseite des Vergabeportals angefordert werden.

Das Kennwort muss für die Urlaubsvertretung zurückgesetzt werden.

So kann Person B bei Bedarf weitere Details der erhaltenen Treffer einsehen.

Rückgabe nach dem Urlaub sicherstellen

Zum Ende Ihres Urlaubs sollte die Übergabe wieder rückgängig gemacht werden, damit alle Informationen wieder an Person A gehen:

  1. Person B öffnet das Benutzerprofil (Klick auf den Benutzernamen rechts oben).
  2. Unter „Meine Benutzerdaten“ wird die E-Mail-Adresse wieder auf die E-Mail-Adresse von Person A zurückgestellt.

Damit erhält Person A ab diesem Zeitpunkt die Suchprofiltreffer wieder wie gewohnt.

Nach Rückkehr: Kennwort ändern

Nach der Rückkehr aus dem Urlaub muss Person A lediglich mittels „Kennwort vergessen“ das Kennwort ändern, um den Zugang wieder vollständig zu sichern. Der Benutzername bleibt unverändert, da derselbe Benutzer weiterhin verwendet wurde.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung während Ihrer Abwesenheitmit Suchprofiltreffern zuverlässig informiert ist und Sie nach dem Urlaub ohne zusätzlichen Aufwand wieder übernehmen können.

Alternativ: Outlook Regel

Falls es die firmeninterne Policy erlaubt, kann alternativ auch eine Outlook-Regel eingerichtet werden, die alle E-Mails der Domain ankoe.at automatisch an die Urlaubsvertretung weiterleitet.

Auf diese Weise werden nicht nur die Suchprofiltreffer aus dem Vergabeportal abgedeckt, sondern auch weitere relevante Nachrichten, beispielsweise Informationen von Auftraggebern in laufenden Verfahren, die an die urlaubende Person adressiert sind.