Wenn sich Zuständigkeiten ändern – etwa durch Pensionierung, Stellen- oder Aufgabenwechsel – sollte der Zugang zum Vergabeportal rechtzeitig und strukturiert übergeben werden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen weiterhin uneingeschränkt arbeitsfähig bleibt.
Je nach Account (reiner Bieterzugang oder bezahltes Abo) sind unterschiedliche Schritte erforderlich.
1. Neuen Benutzer für Ihre Nachfolge anlegen
Zunächst muss vom Account-Admin ein neuer Benutzer für Ihre Nachfolge angelegt werden (sofern noch nicht vorhanden).
Stellen Sie sicher, dass:
-
der Login erfolgreich funktioniert,
-
alle erforderlichen Daten hinterlegt sind,
-
der Zugang vollständig einsatzbereit ist.
2. Besonderheit bei Accounts mit bezahltem Abo
Wenn Ihr Unternehmen ein bezahltes Abonnement nutzt und Sie Zugriff auf die Ausschreibungssuche sowie eigene Suchprofile haben, sind zusätzliche Schritte notwendig.
In diesem Fall müssen:
-
die Berechtigung zur Ausschreibungssuche und
-
Ihre bestehenden Suchprofile
auf den neuen Benutzer übertragen werden.
Diese Übertragung wird vom Account-Admin in der Benutzerverwaltung bei Ihrem bisherigen Benutzer angestoßen.
Erst wenn die Suchberechtigung und alle relevanten Suchprofile erfolgreich übertragen wurden, ist die Übergabe vollständig. So stellen Sie sicher, dass:
-
bestehende Suchprofile weiterlaufen,
-
Benachrichtigungen weiterhin korrekt versendet werden,
-
keine relevanten Ausschreibungen verloren gehen.
3. Administratorrolle übertragen (falls Sie Account-Admin sind)
Wenn Sie aktuell Account-Admin sind, müssen Sie diese Rolle aktiv an Ihre Nachfolge übertragen.
Bitte beachten Sie:
-
In jedem Account kann es immer nur einen einzigen Account-Admin geben.
-
Sobald Sie die Administratorrolle übertragen, verliert Ihr eigener Zugang automatisch diese Berechtigung.
Prüfen Sie anschließend, ob Ihre Nachfolge Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen hat.
Wichtig:
Richten Sie den neuen Benutzer vollständig ein, bevor Sie Rechte übertragen oder Ihren eigenen Zugang deaktivieren. Andernfalls kann es passieren, dass niemand mehr den Account verwalten kann.
4. Alten Zugang deaktivieren
Sobald:
-
der neue Benutzer vollständig eingerichtet ist,
-
bei Abo-Accounts die Suchberechtigung sowie Suchprofile übertragen sind,
- die Administratorrolle (falls erforderlich) übertragen wurde und
kann Ihr bisheriger Zugang vom Account-Admin in der Benutzerverwaltung deaktiviert werden.
Zusammenfassung:
Bei reinen Bieterzugängen ohne Abo genügt es in der Regel, einen neuen Benutzer anzulegen und den alten Zugang nach erfolgreicher Einrichtung zu deaktivieren.
Bei Accounts mit bezahltem Abo müssen zusätzlich die Berechtigung zur Ausschreibungssuche sowie bestehende Suchprofile auf Ihre Nachfolge übertragen werden. Erst danach sollte der bisherige Zugang deaktiviert werden, um eine lückenlose Weiterführung sicherzustellen.
Sind Sie Account-Admin, müssen Sie diese Rolle vorab übertragen – da es immer nur einen Administrator pro Account geben kann.